领导安排“无法完成”的任务,拒绝or接受?这才是正确打开方式

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  从《王牌特工》到《碟中谍》再到《007》,我们都特别爱看主角去挑战不可能完成的高难度任务。

  但是,职场上,大家却都非常害怕接到这种“无法完成”的任务。

  它可能是超过了我们的职责范围,也可能是迫于时间紧张难以完成,也可能工程量浩大,超过了统筹能力。总之,这类工作看起来不切实际,但是老板却又偏偏做了安排,我们没办法推卸。

  领导安排“无法完成”的任务,拒绝or接受?这才是正确打开方式

  那么,老板安排了“无法完成“的任务,究竟应该怎么办?

  首先,我们来看耶鲁大学关于职场任务的一项调查报告:

  25.1%的人表示,经常会遇到无法完成的任务,64.9%的人表示偶尔会遇到。

  认为任务不可能完成的,首要原因是个人能力不足,占到了25.3%;

  其次是上司强人所难,占到了15.8%;

  另外,不在自己职责范围内和缺乏信心都占到了14.9%,并列处于第三位;

  其他的原因还包括时间不够、个人懒散、客户严格等等。

  由此可见,这个不可能完成的任务得加上双引号。

  首先,必须分析清楚,到底是任务真的不可能完成,还是没有找到解决的办法,到底是我们自己的畏难心理在作祟,还是上司高估了我们的能力。

  我们把任务分解为“看似无法完成”和“确实无法完成”两大类,分别分析解决问题的方法。

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  任务看似不可能完成,可能是你误判了工作真正的目的,或者有畏难情绪,甚至是心理上提升了它的难度,我们必须学会通过任务分解法化繁为简、各个击破。

  任务分解法又叫做工作分解结构(Work Breakdown Structure),简称“WBS”,指的是“目标→任务→工作→活动”的流程体现。

  它跟因数分解是一个原理,就是把一个任务分解成若干项子工作,这若干项子工作一起构成了完整的可量化的步骤,再把一项项工作细分到每一天的日常当中。

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  每一个具体的工作步骤规定了具体的时间和期限,因为比较大型的任务往往周期比较长,通常不会及时收到反馈额激励,特别不容易坚持下去。

  所以,必须设置较短的周期作为阶段性的目标,让自己在执行的过程当中看得清楚结果,每做一件事情,每过一天,都有接近目标的成就感。

  最后,要坚决执行分解后的任务,最好把分解后的任务写下来,注明任务开始和结束的时间,并且标注进度过程,以最直观的方式把握整个任务的进展情况,不断培养你对事物的掌控感。这也是对抗拖延症的有效方法之一。

  任务分解法就是把复杂抽象的任务分解成具体的、可执行的、可操作的事项,让后依次各个击破,逐个完成。

  看似无法完成的任务就像一头大象,无从下手是因为没有把任务进行梳理和分解,掌握了“任务分解法”,你就能把思路规划清楚,并且能够量化完成的步骤,很容易规划出结果和成本,也能够作为向上级汇报完成任务的参考和工具。

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  职场上一个很重要的能力,不是任劳任怨,而是要学会“管理老板”,也是大家所说的“向上管理”。

  “向上管理”的英文解释是“managing up”,意思是积极的跟领导进行有效沟通。

  “向上管理”的含义不是让你对老板发号施令,而是让你学会利用科学的方法、恰当的沟通帮助老板明确你自己的能力范畴、擅长的方向和提升的可能。

  这样,领导对你的预期就会趋向合理化,对于常规任务,你尽全力完成,甚至超越了老板的预期,那些不能完成的一定要尽快说清楚。

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  领导者通常要管理很多人,注意点都很分散,有时候仅仅通过一两件出色完成的工作,就对你产生了过高的预期,以至于把难度超过你能力范围的任务交待给你来做,这时候,硬着头皮接下来可不是最佳选择,职场上,完成任务并不等于尽了责任,做完工作和结果优秀可是两码事。

  所以,我们要尽快跟上级沟通,并不是简单粗暴地告诉上级“这项任务我完不成”,而是列出“完成方案”,告诉上级这并非凭借你个人的一己之力就能达到理想的效果,比起你能不能完成任务,老板更在意的是他自己的损失。

  这时,顺势提出你的解决方案供老板参考,这个解决方案需要包括“更合适的人选、更合理的时间节点、额外需要的配合”等等要素。

  另外,还建议你不要完全退出任务,要以积极谦虚的态度告诉上级,你有能力并且也希望承担这项任务中的某一部分工作,这种主动积极的处理方式会让上级对你刮目相看,甚至会在未来给予你更多的资源支持。对于你自己,不仅没有推辞工作,还从当中得到了学习和成长的机会。

  领导安排“无法完成”的任务,拒绝or接受?这才是正确打开方式

  心理研究表明,出色完成任务和总是完不成任务的人之间有一个重要的区别,就是在追求目标的过程中,总是向前看,关注自己距离目标还有多远的人才是真正能够完成工作的人,他们把未来当做动力。相反,那些喜欢看自己已经完成工作的人,就很容易懈怠,并且注意力还特别容易分散。

  FACE BOOK的CEO扎克·伯格回母校哈佛大学给毕业生做毕业演讲的时候建议,每个人都要有自己的目标,要有一个做更大事情的目标。

  他创建的FACE BOOK是社交网站,这家公司使命是想把全球的人连接在一起,这也是扎克·伯格和FACE BOOK最大的目标,公司的各种行为都是在这个大目标的指引下来运转的,在这个看起来没有办法完成或者很难完成的大目标之下,扎克·伯格每年都会给自己定下年度目标:

  2009年:每天都打领带去上班;

  2010年:学习中文;

  2011年:吃素;

  2012年:每天亲手写代码;

  2013年:每天认识一个FACE BOOK公司以外的朋友;

  2014年:每天写一封感谢信;

  2015年:每两周读一本书;

  2016年:要跑到365英里,并且做出一个家庭使用的AI

  2017年:走遍美国所有州,并同每个州的人交谈,了解他们在想什么,了解他们的生活方式。

  ……

  大家可以看到,这些小目标都是服务于扎克·伯格为自己设定的大目标——“通过社交网络,连接起每个人”。扎克·伯格每一个年度目标方向其实是非常一致的,都在围绕着把公司办的更好,了解更加多元化的文化,了解不同人的不同想法等等,最终还是为了建立一个更加广泛和更好的社交网络。

  领导安排“无法完成”的任务,拒绝or接受?这才是正确打开方式

  这样分解下来就有很多好处:检验了我们自己的理想是否恰当,如果发现我们的理想都没办法细化分解下来,那可能就是真的目标太不现实了,需要进行调整,把空中楼阁的理想分解成具体可操作的任务,非常有利于下功夫去努力。

  所以,我们必须学会给自己设定一些看似无法完成的任务,然后拆解成日常可以重复练习和坚持的动作,有了你希望达到的目标,每天的工作才更加有意义,才能坚持下去。

  其实,你之所以认为有不可能完成的任务,根本原因还是工作环境比较安稳,不太有挑战,自己的要求也不是特别高,可是这样下去,我们有可能慢慢丧失应变的能力。

  在重复的训练当中,不仅能够提升自己的能力,就算是老板再提出什么无法完成的任务,你也不会在心理上有所抵触,而是能够更加沉着的去应对。

  领导安排“无法完成”的任务,拒绝or接受?这才是正确打开方式

  总结一下,今天我们主要说的是如何应对“无法完成”的任务,从任务的角度来看,分解成了两大类:第一类“看似无法完成”的任务,要学会用WBS任务分解法,各个击破;第二类“确实无法完成的任务”,要学会“向上管理”,不说“我做不到”,而是告诉领导“我能做到哪些”。最后,给大家提出了建议:经常给自己设置“无法完成的任务”,跳出舒适区,多挑战,就不会有畏难情绪了。